Cuentas analíticas

Las cuentas analíticas son una herramienta de gran utilidad a la hora de analizar tus resultados. Estas cuentas, a diferencia de las cuentas contables, no sirven para llevar la contabilidad de tu negocio, sino para un simple análisis de cómo se mueve el flujo monetario.

 

1.     Estructura de las cuentas analíticas.

Las cuentas analíticas como tal engloban varios elementos que las complementan, completan y optimizan. Estos elementos son los siguientes:

Grupos de cuentas analíticas.

La opción que nos permite crear grupos con los que asociar diferentes cuentas analíticas.

Ejemplo: Tenemos una tienda de ropa y 1 cuenta analítica por cada categoría de producto. En  este caso contamos con las CCAA:

  • Playeras.
  • Zapatos.
  • Botas.

Con los grupos de CCAA podemos crear un grupo denominado “Calzado” que engloba estas 3 cuentas analíticas.

Cuenta analítica madre.

Esta opción permite crear una jerarquía en la que podemos establecer una cuenta analítica como “madre” y agregar la cantidad deseada de subcuentas.

Ejemplo: Continuando con el ejemplo anterior, podemos crear una cuenta madre denominada “Colección invierno 2020” la cual englobará tanto la CA “Calzado”, como otras CCAA como “Pantalones” o “Tops”.

Etiquetas analíticas.

Esta función permite crear fórmulas para establecer el reparto de los precios entre las cuentas analíticas. Esto significa que, cuando creamos una etiqueta analítica, debemos establecer una C.A. a la que vaya dirigido y el porcentaje monetario. Esto sirve para que cuando en una línea de factura agreguemos un precio, este precio se distribuya en función de las C.A. añadidas en la etiqueta y los porcentajes establecidos.

Ejemplo: Hacemos una venta de la categoría madre “Tops”. La venta ha sido de 2.000€ y sabemos qué cantidades corresponde a cada uno de los productos que tenemos. En este caso, dentro de la C.A.M “Pantalones” encontramos 3 CCAA hijas las cuales son:

  • Bombacho.
  • Campana.
  • Pitillo.

Con la etiqueta, lo que tenemos que hacer es agregar la condiciones de que, basándonos en el ejemplo, el 40% del importe sean bombachos, el 35% campanas y el 15% pitillos.

Agregamos estas condiciones y guardamos la etiqueta como: Desglose_pantalones.

Al agregarla en la línea de factura del producto Tops, esto hará que el importe se reparta, es decir, Si la línea son 10000€, la etiqueta organizará 4000€ (40%) en bombachos, 3500€ (35%) en campana y 1500€ (15%) en pitillos.

 

2.     ¿Cómo crear cuentas analíticas y etiquetas analíticas?

Para poder crear una cuenta analítica disponemos de 3 caminos disponibles.

  • A través de “Cuentas analíticas”.
  • A través de un “Contrato de clientes”.
  • A través de una factura.

 

2.1 A través de “Cuentas analíticas”.

Para crear C.A. desde este camino tenemos que ir a Configuración / Contabilidad / Cuentas analíticas.

Se nos abrirá una página donde podremos agregar el nombre de la cuenta analítica, la referencia que deseemos, el cliente al que va asociada la cuenta analítica y el grupo al que pertenece.

Los grupos de cuentas analíticas son asociaciones que permiten recoger varias C.A. dentro de una misma asociación.

Guardamos y ya tenemos creada la cuenta analítica deseada.

Para las etiquetas analíticas, iremos a Configuración / Contabilidad / Etiquetas analíticas.

Dentro de este menú damos clic en Creary se nos mostrará una página donde completaremos los siguientes campos:

Etiqueta analítica: Agregamos el nombre a nuestra etiqueta.

Distribución analítica: Marcamos la casilla para que aparezca una tabla que contiene:

  • Cuenta analítica: Establece a qué cuenta analítica va dirigida el dinero.
  • Porcentaje: La cantidad monetaria en función del total que se dirige a la cuenta analítica establecida.

Para crear un grupo de cuentas analíticas clicamos en Contabilidad / Configuración / Grupo de cuentas analíticas / Crear

 

2.2 A través de un Contrato de clientes.

Este método es sencillo, ya que al crear el nombre del contrato, este nombre hará la función de C.A.

No se pueden crear ni grupos ni etiquetas analíticas desde este menú.

 

2.3 A través de una factura.

Dentro de una factura, en la línea, podremos crear la C.A. y agregar tanto el grupo como la C.A. madre y podemos también crear y editar las "Etiquetas analíticas".

 

3.     ¿Cómo utilizo las cuentas analíticas?

Pues muy fácil. Desde el módulo Contabilidad, buscamos en el menú Informes / Facturas.

Una vez en esta pestaña, se nos mostrará a modo de gráfica el estado de las cuentas analíticas en función de los diferentes valores que queramos agregar. Así podremos ver cómo evoluciona nuestro negocio, qué clientes o actividades nos proporcionan más ingresos…